korespondensi

 1.   Pengertian Surat – Menyurat
Beberapa pengertian surat :
Ø   Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain atas nama pribadi ataupun karena kedinasan. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya. Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.
Ø     Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha.
Ø    Surat merupakan alat penyampaian yang sangat murah dan daya jangkau lebih luas, surat juga sering dijadikan bukti hitam diatas putih dalam suatu organisasi baik swasta maupun negeri. Untuk mencapai tujuan itu salah satu yang terpenting didalam mengelola surat yaitu dapat memudahkan temu balik surat dalam pembuatan. Pembuatan surat pada dasarnya merupakan suatu teknis atau cara pengaturan dan penyampaian informasi secara logis dan sistematis.

Beberapa pengertian surat - menyurat :
Ø Surat-menyurat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang meliputi penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat keluar.
Ø   Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.

           2.   Koresponden dan Korespondensi
Ø   Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.

Ø   Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus - menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.
Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi dua , yakni :
a.     Korespondensi Eksteren
Korespondensi eksteren adalah hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.
b.     Korespondensi Interen
Korespondensi interen adalah hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dan kantor cabang.

Pengurusan surat sering juga disebut dengan istilah mail handing, yang merupakan kegiatan mengirimkan informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. Dengan kata lain, kegiatan pengurusan surat bukan hanya menerima surat dan mengirimkan surat saja. Tetapi kegiatan pengurusan surat juga meliputi mengarahkan dan menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu organisasi atau lembaga.

           3.   Tujuan Menulis Surat
            Tujuan menulis surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu: 
a.       Ingin menyampaikan informasi kepada pembaca surat;
b.      Ingin mendapatkan balasan / tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat;
c.   Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tangkap.

           4.   Fungsi Surat
            Fungsi surat,antara lain: 
a.      Surat sebagai media komunikasi
Komunikasi dianggap efektif apabila yang dikomunikasikan itu sampai kepada tujuan sesuai dengan sumbernya. Surat sebagai alat komunikasi harus pula efektif, artinya dapat mencapai tujuannya. Maka surat harus ditulis dengan jelas dan terang apa yang dimaksud.
Menulis surat bukanlah hal yang mudah, untuk menulis surat seseorang harus pandai merumuskan buah pikirannya dengan jelas dan mudah dimengerti oleh orang lain sehingga mendapat respon yang menguntungkan
b.     Surat sebagai barometer kemajuan kantor
Kegiatan yang dilakukan oleh kantor pemerintah atau swasta tidak dapat berjalan dan berkembang dengan baik tanpa mengadakan hubungan atau komunikasi antara sesamanya ataupun dengan pihak luar. Adapun pentingnya komunikasi itu tidak lain sebagai alat untuk memungkinkan terjadinya hubungan kerjasama yang baik dalam menyelesaikan pekerjaan kantor secara efektif. Dengan komunikasi itu berarti bertemunya beberapa pendapat, kemauan, dan maksud dari pihak seseorang terhadap pihak lainnya.
c.      Surat sebagai alat tata usaha
Surat menyurat harus dilaksanakan dan diatur dengan sebaik-baiknya, sebagai alat yang menunjukan adanya kegiatan yang dilakukan oleh kantor tersebut.
d.     Surat sebagai alat bukti tertulis
Adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi, misalnya surat perjanjian
e.      Surat sebagai alat pengingat
Dimana surat-surat yang telah diterima harus disimpan atau diarsipkan pada arsip surat yang diterima, sehingga bila diperlukan atau ada sesuatu masalah yang diperlukan surat dapat dicari dan dibaca kembali. Berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
f.       Surat sebagai bukti historis
Dimana surat yang telah diarsipkan juga dapat menjelaskan perkembangan-perkembangan masa lalu. Berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada masa-masa lalu. Contoh neraca perusahaan dapat menjelaskan rugi laba perusahaan, teks Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia dan sebagainya. 
g.      Surat sebagai duta organisasi
Surat merupakan duta, wakil secara tertulis dari organisasi atau instansi ataupun perusahaan misalnya : perusahaan akan memesan barang, cukup dengan menulis surat pesanan, untuk dikirim kepada perusahaan penjual atau seorang pelamar kerja, cukup dengan melayangkan sebuah surat lamaran kerja kepada sebuah perusahaan atau instansi.
Oleh karena surat sebagai wakil tertulis, maka apa yang ingin disampaikan pemesan barang atau pelamar kerja tersebut harus jelas, dapat dipahami, mudah dimengerti oleh penerima surat, sehingga penerima surat memberikan jawaban atau balasan sesuai dengan yang dikehendaki pengirim.
h.     Surat sebagai pedoman
Surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan. Contoh surat keputusan, surat intruksi, surat perintah dan sebagainya.
i.        Surat sebagai jaminan keamanan
Contoh surat keterangan jalan, ktp, dan sebagainya.

           5.   Jenis Surat
            Jenis – jenis surat, antara lain :
a.      Berdasarkan Wujud Surat
Ø     Kartu Pos
Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain yang telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel. Jenis surat ini biasanya dijual di kantor pos. Kartu pos biasanya dibuat dengan memakai kertas karton yang berukuran 15 cm x 10 cm.
Kartu pos mempunyai dua bagian :
ü  Bagian depan atau muka untuk menulis nama atau alamat pengirim serta penerima.
ü  Bagian belakang untuk menulis berita-berita yang akan disampaikan.
Pada dasarnya kartu pos digunakan untuk kepentingan sebagai berikut :
ü    Mengirimkan berita-berita yang singkat-singkat saja atau pendek.
ü    Untuk berita-berita yang tidak mengandung rahasia, sehingga terbaca oleh orang 
     lainpun tidak menjadi masalah.
ü    Dikirimkan untuk masalah-masalah yang bersifat santai, seperti mengirim dan 
     meminta lagi.
ü   Bukan untuk keperluan dinas atau resmi.
ü   Bukan untuk dikirimkan kepada orang tua, atau orang yang umurnya diatas 
     pengirim.
Ø     Warkat Pos
Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambaga dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum postel atau instansi lain yang telah diberi izin. Lembaran surat jenis ini biasanya dijual di kantor pos. Warkat pos dapat dilipat-lipat menjadi amplop sehingga bagian lipatan bagian luar dapat dipakai menulis nama dan alamat pengiriman serta penerima. Bagian lipatan dalam untuk menulis berita-berita yang akan disampaikan.
Surat dengan memakai warkat pos bertujuan :
ü  Untuk surat bersifat keluarga.
ü  Yang isinya berita yang panjang-panjang.
ü  Yang bersifat rahasia keluarga.
ü  Bukan untuk keperluan dinas atau bersifat resmi.
Ø     Telegram
Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan relatif singkat yang dikirimkan dari jarak jauh. Surat ini akan sampai ke tujuan dalam waktu yang singkat.
Ada dua macam cara penyampaiannya, yaitu :
ü   Telegram yang pengirimannya melalui perum telekomunikasi (seperti morse, telek, 
     dan teleprinter).
ü  Surat telegram atau surat kawat ialah surat yang ditulis dengan gaya bahasa 
     telegram tetapi pengirimannya dilakukan oleh kurir (utusan atau petugas 
     perusahaan atau instansi).
Ø     Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam sampul atau amplop. Surat jenis ini lah yang banyak kita gunakan dalam berkomunikasi.
Surat-surat yang memakai amplop sampul ini gunanya :
ü  Untuk surat-surat yang isinya panjang, sebab itu dapat ditulis dalam beberapa 
    lembar atau beberapa halaman.
ü  Untuk surat-surat yang isinya dirahasiakan atau tidak boleh dibaca oleh orang lain.
ü  Untuk surat-surat resmi, surat dinas ataupun surat biasa.
ü  Untuk menjaga kebersihan dan kerapihan.
ü  Untuk menjaga sopan santun.
Pemakaian sampul hendaknya disesuaikan dengan bentuk kertas supaya surat yang memakai sampul kelihatan rapih.
Pemakaian sampul hedaknya :
ü  Sampul yang berbentuk panjang untuk kertas-kertas yang berukuran pokok.
ü  Untuk sampul yang berbentuk persegi empat hendaknya digunakan kuarto.
ü  Sampul yang berbentuk kecil digunakan kertas-kertas octavo.
b.     Berdasarkan Pembuatan Surat
Ø      Surat Pribadi
Jenis surat ini ditulis atas nama pribadi seseorang serta berisi masalah pribadi penulis, baik yang ditujukan kepada teman, keluarga maupun instansi tertentu. Kalau surat ini ditujukan kapada seseoranng separti kawan atau keluarga, maka format dan bahasa surat relatif lebih bebas. Akan tetapi, bila surat itu ditujukan kepada pejabat atau organisasi/instansi seperti surat lamaran pekerjaan, ajuan kenaikan golongan, atau pengaduan, maka bentuk dan bahasa surat yang digunakan harus resmi.
Ciri - ciri surat pribadi, yaitu :
ü  Tidak menggunakan kop surat
ü  Tidak ada nomor surat
ü  Salam pembuka dan penutup bervariasi
ü  Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
ü  Format surat bebas
Contoh surat ini adalah surat untuk keluarga, surat lamaran kerja, dan surat permohonan izin bangunan.
Ø     Surat Resmi
Surat resmi dibuat suatu instansi, organisasi atau lembaga perusahaan tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau lembaga tertentu lainnya. Keberadaan instansi, lembaga, organisasi dan perusahaan tersebut disahkan secara hukum.
Ciri-ciri surat resmi, yaitu :
ü  Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
ü  Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
ü  Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
ü  Penggunaan ragam bahasa resmi
ü  Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
ü  Ada aturan format baku
Bagian-bagian surat resmi:
ü  Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:
·         Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
·         Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
·         Logo instansi/lembaga
ü  Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
ü  Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
ü  Hal, berupa garis besar isi surat
ü  Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
ü  Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
ü  Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
ü  Isi surat
ü  Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
ü  Penutup surat
ü  Penutup surat, berisi
ü  Salam penutup
ü  Jabatan
ü  Tanda tangan
ü  Nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
ü  Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya 
    suatu kegiatan
Contoh surat resmi adalah surat dinas, surat niaga, dan surat sosial.
c.      Berdasarkan Pesan Surat
Ø      Surat Keluarga
Surat keluarga adalah surat yang berisi masalah-masalah keluarga atau kekeluargaan. Contoh surat keluarga adalah surat untuk orang tua, saudara, dan teman.
Ø     Surat Setengah Resmi
Surat setengah resmi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada instansi atau lembaga organisasi tertentu. Jenis surat ini misalnya surat lamaran kerja, permohonan IMB dan surat permohonan cuti.
Ø     Surat Sosial
Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga sosial kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu yang biasanya berisi berbagai masalah sosial. Misalnya, surat permintaan sumbangan dan edaran untuk kerja bakti.
Ø     Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang ditulis oleh suatu perusahaan perniagaan dengan pesan berniaga. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal.
Contoh jenis surat ini adalah surat penawaran harga, penagihan utang, lelang barang, atau pesanan barang.
Ø     Surat Dinas
Surat ini berisikan masalah kepemerintahan atau kedinasan dari suatu lembaga atau keorganisasian. Surat ini dapat ditujukan kepada instansi lain, perorangan dan organisasi tertentu. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi
Ciri – ciri surat dinas, yaitu :
ü  Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
ü  Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
ü  Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
ü  Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
ü  Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
ü  Format surat tertentu
Misalnya, surat keputusan, surat perintah, dan surat tugas.
Ø     Surat Pengantar
Surat ini ditujukan kepada perorangan atau lembaga sebagai pengatur atau referensi seseorang untuk berhubungan dengan pihak penerima surat.
d.     Berdasarkan Keamanan Pesan Surat
Ø     Surat Sangat Rahasia
Surat ini berisi pesan dokumen penting yang berkaitan dengan rahasia atau keamanan suatu negara. Jenis surat ini dikirim dengan menggunakan tiga buah sampul. Pada sampul pertama dituliskan kode SR yang merupakan singkatan dari "Sangat Rahasia". Pada sampul kedua dituliskan kode SRS, yaitu singkatan dari "Sangat Rahasia Sekali" serta dibubuhi segel atau lak untuk membuktikan keutuhan pesan surat. Pada sampul terakhir (luar) dibuat biasa agar tidak mengundang kecurigaan orang lain. Surat jenis ini, misalnya surat dari kementerian luar negeri, surat untuk negara-negara tetangga, dan surat dokumen kemiliteran.
Ø     Surat Rahasia
Jenis surat ini berisi dokumen ringan yang pesannya hanya pantas diketahui oleh satu atau beberapa pejabat tertentu atau yang berwenang pada sebuah instansi. Pengiriman surat ini menggunakan dua buah sampul. Sampul pertama dituliskan kode R atau RS yaitu singkatan dari "Rahasia" atau "Rahasia Sekali" serta disegel, sedangkan sampul kedua tidak diberi kode apa pun. Surat jenis ini misalnya surat tentang konduet pejabat dan surat dokumen suatu instansi.
Ø     Surat Konfidensial
Surat yang isinya hanya layak diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sebab pesannya memerlukan tindakan kebijaksanaan dari para pejabat tersebut. Misalnya surat hasil rapat pimpinan dan usulan kenaikan pangkat seseorang.
Ø     Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang pesannya dapat diketahui oleh orang lain tanpa mengakibatkan kerugian bagi pihak mana pun. Misalnya, surat edaran dan surat undangan.
e.     Berdasarkan Ruang Lingkup Surat
Ø     Memorandum/ Memo
Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern (didalam lingkungan sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya). Pada umumnya memorandum digunakan dari atasan kepada bawahan, atau antara pejabat yang sederajat kedudukannya, cara pembuatannya diketik atau tulisan tangan. Memorandum dipergunakan untuk pemberitahuan, permintaan informasi, memberi petunjuk atau memberi informasi. Memorandum ini hanya berisikan catatan singkat tentang pokok-pokok permasalahan sebagai pesan yang ingin dikomunikasikan.
Ø     Nota
Nota adalah merupakan alat komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.
Gunanya nota adalah :
ü  Untuk meminta penjelasan
ü  Untuk memberikan keputusan
ü  Untuk peningkatan supaya isinya mendapat perhatian sepenuhnya
Ø      Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dikirimkan kepada orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar instansi yang bersangkutan.
f.      Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat
Ø     Pengumuman
Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu per satu. Pengumuman ini dapat digunakan dalam raung lingkup yang terbatas maupun dalam ruang lingkup yang lebih luas. Misalnya, pengumuman penerimaan pegawai dan kelulusan tes.
Ø     Surat Edaran
Surat edaran adalah surat yang dikirimkan kepada beberapa orang, baik di dalam maupun di luar kantor yang bersangkutan. Kadang-kadang, surat ini hanya berisi sesuatu yang hanya diketahui oleh para pejabat tertentu. Ada pula surat edaran yang dapat disebarkan ke raung lingkup yang lebih luas.
Ø     Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang khusus dikirimkan kepada seseorang yang namanya tertera pada alamat surat dan hanya untuk diketahui oleh orang yang dituju.
g.     Berdasarkan Penyelesaian Surat
Ø     Surat Kilat
Surat kilat adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat secepat mungkin. Tanggapan yang diharapkan dari surat tersebut pun perlu dilakukan dengan cepat.
Ø     Surat Segera
Pesan dalam jenis surat ini perlu segera disampaikan kepada penerima surat, tetapi tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat.
Ø     Surat Biasa
Jenis surat ini baik cara pembuatan atau pengirimannya tidak harus diprioritaskan seperti kedua jenis surat di atas.
h.     Berdasarkan Pengertian Umum
Ø     Surat Terbuka
Surat terbuka adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain, biak perorangan maupun kelompok yang biasanya dimuat di media massa atau diedarkan secara terbuka.
Biasanya surat-surat terbuka berisi antara lain :
ü  Kritikan-kritikan terhadap sesuatu keadaan atau kejadian yang tidak menyenangkan.
ü  Saran-saran dan pendapat-pendapat serta gagasan untuk sesuatu hal yang kurang 
    baik atau tidak pantas.
ü  Keluhan-keluhan tentang sesuatu pelayanan yang mengecewakan.
ü  Ajakan, himbauan untuk berbuat sesuatu kebaikan atau menghindarkan sesuatu 
    yang kurang baik.
Ø     Surat Tertutup
Surat tertutup adalah surat yang cara pengirimannya diberi sampul karena isinya tidak layak diketahui oleh pihak lain.
Ø     Surat Kaleng
Surat kaleng adalah surat yang pengirimannya tidak mencantumkan nama dan alamat pengirim secara jelas. Pengirim surat ini tidak bertanggung jawab terhadap isi surat. Akan tetapi untuk beberapa hal perlu juga diperhatikan oleh penerima surat pesan dalam surat itu.

http://annerahma93.blogspot.com/2014/11/tugas-3-softskill-bahasa-indonesia-2_28.html

Nama    : Aldi amirul akbar
Kelas     : 3KA34
Npm      : 10112570